Автоматизация бизнеса: начинаем разбираться
Владельцы бизнеса по-разному относятся к автоматизации. Кто-то – как к вынужденной мере, кто-то – как к спасению от лишних трат на содержание персонала, кто-то – как к бесполезной, но очень модной тенденции. В связи с этим требуется провести некий ликбез, который позволит разобраться в этой теме.
Широкое понятие автоматизации
Разные источники в Сети дают разное определение автоматизации. Например, автоматизацию описывают как совокупность работающих средств, минимизирующих рутину и позволяющих оптимизировать штат сотрудников и производственный ресурс с целью повышения эффективности всех бизнес-процессов.
Но все-таки автоматизация – это процесс, а не средство. Да и не у каждого бизнеса есть оформленные бизнес-процессы, и тем более не у каждого есть производственный ресурс.
Теоретически, автоматизация бизнеса и автоматизация бизнес-процессов – это синонимы, потому что сам бизнес и есть процесс, который можно измерить, описать, структурировать и т.д. В реальности же не в каждом бизнесе удается прийти к такому идеалу. Зачастую вместо отлаженного процесса можно увидеть стихию, которую сначала нужно подготовить к автоматизации, а потом уже внедрять таковую.
Если говорить о том, как выбирать средства автоматизации, здесь всего два варианта:
Купить готовое решение у разработчика и профессионально внедрить его в своей компании. При этом следует заранее уточнить, возможна ли адаптация конкретного программного продукта именно под вашу деятельность.
Разработать ПО самостоятельно, если в штате есть сотрудники, способные это сделать. Они, как правило, при разработке учитывают специфику работы вашей компании.
И в том и в другом случае придется понести определенные финансовые затраты. Соотнесите их с предполагаемым положительным эффектом и принимайте решение!
Какой бизнес нуждается в автоматизации
Можно ответить: любой. Но автоматизация должна быть грамотной. своевременной и уместной, ориентированной на конкретный вид и специфику деятельности.
Существует ряд целей, к которым можно прийти при помощи автоматизации:
Экономия. Купив ПО для автоматизации, со временем удастся увеличить производительность труда либо снизить затраты на оплату труда.
Наведение порядка в бизнес-процессах. Порядка можно будет достигнуть за счет снижения затрат времени на каждую операцию, разграничения этапов работы, назначения ответственных лиц за достижение конкретного результата. Когда между сотрудниками четко распределены функции, сокращается влияние так называемого «человеческого фактора», минимизируются типовые ошибки.
Повышение степени прозрачности бизнеса в целом. Каждый сотрудник знает, какой у него ценный конечный продукт – за него он получает свою премию и другие поощрения. Каждый знает функции своих коллег, а значит, взаимодействовать становится проще. Руководитель легко может оценить результат работы своих сотрудников при помощи статистики и сделать соответствующие выводы (поощрить, повысить, уволить и т.д.). Также руководитель (владелец бизнеса) в состоянии оценить эффективность работы компании в целом, её финансовый результат. Проанализировать причины «провалов», найти пути решения проблем и т.д.
Какие процессы в бизнесе можно автоматизировать
Любой бизнес нуждается в автоматизации, но не каждый процесс в бизнесе должен быть автоматизирован. К примеру, такие сферы как подбор персонала, построение корпоративной культуры, управление персоналом в автоматизации практически не нуждаются. Это связано с тем, что бизнесу важно оставаться социализированным, вовлекать человека в деятельность компании не только как специалиста, но и как личность.
Но есть и процессы, которые автоматизировать можно и даже нужно:
Стратегический менеджмент и управление компанией. В руках руководителя должны быть разные инструменты цифрового управления – это CRM-системы, аналитические системы. Через них он должен иметь возможность получать доступ к любым данным компании, анализировать их и принимать решения.
Операционная работа – продажи, производство, техподдержка и т.д.
Поддерживающие процессы, такие как системное администрирование, ITSM, бухучет, логистика и т.д.